Liczba miejsc w placówce wynosi  225. W przedszkolu funkcjonuje 9 oddziałów przeznaczonych dla dzieci w wieku 3-6 lat. Poszczególne  oddziały obejmują dzieci w zbliżonym wieku (3-latki, 4-latki, 5-latki, 6-latki ). Liczba dzieci w oddziale to 25.
Przedszkole czynne jest w godzinach 6.00- 17.00 w dni robocze od poniedziałku do piątku. Przedszkole Miejskie Nr 23 w Olsztynie działa zgodnie z arkuszem organizacji przedszkola zatwierdzanym przez organ prowadzący .
Godziny pracy w poszczególnych grupach:

 Grupa I - 7.30-15.30
Grupa II - 6.00-16.00
Grupa III - 6.00-16.00
Grupa IV - 7.00-17.00
Grupa V - 6.30-16.30
Grupa VI - 7.00-16.00
Grupa VII - 7.00-17.00
Grupa VIII- 6.00-16.30
Grupa IX - 7.00-16.00

Przedszkole Miejskie nr 23 w Olsztynie  funkcjonuje przez cały rok.
Rok szkolny rozpoczyna się z dniem  1 września każdego roku, a kończy - z dniem 31 sierpnia następnego roku.
Czas pracy przedszkola wynosi 11 godzin dziennie, w tym 5 godzin przeznaczonych jest na realizację podstawy programowej wychowania przedszkolnego od 8.00   do 13.00. Dniami wolnymi od pracy z wychowankami są dni ustawowo wolne.